Société de domiciliation : Comment ça marche ?

De plus en plus d’entrepreneurs et de sociétés choisissent aujourd’hui de faire appel à une société de domiciliation pour l’établissement de leur siège social.

Les raisons sont nombreuses, à savoir une meilleure accessibilité, une grande rapidité et une flexibilité accrue.

L’on vous dit tout sur la société de domiciliation commerciale.

Qu’est-ce qu’une société de domiciliation commerciale ?

La société de domiciliation est une entreprise qui fournit des services de domiciliation aux entrepreneurs individuels, TPE, PME et grandes structures. Concrètement, elle leur propose une adresse où seront envoyés les courriers de l’entreprise. La réception des clients et des partenaires ainsi que la tenue des réunions peuvent en plus être effectuées à cette adresse de domiciliation commerciale.

Pourquoi recourir à une société de domiciliation ?

Actuellement, bon nombre d’entreprises se tournent vers la domiciliation commerciale. En effet, cette solution de domiciliation s’avère très avantageuse. D’une part, elle permet de bénéficier d’une adresse renommée, et ce, à un prix défiant toute concurrence. Recourir aux services d’une société de domiciliation commerciale est aussi un investissement parfaitement rentable puisque cette solution évite grandement l’acquisition ou la location d’un local commercial.

Et ce n’est pas tout, c’est la solution parfaite pour s’affranchir des diverses charges résultant d’une location immobilière comme les factures d’électricité et de téléphone. Et dernière chose, la société de domiciliation commerciale permet aux entreprises d’éviter les inconvénients liés à la domiciliation au domicile de l’entrepreneur individuel ou du représentant légal de la société.

Les obligations que doit tenir une société de domiciliation commerciale

Les sociétés de domiciliation doivent se soumettre à la législation en vigueur pour pouvoir exercer leur activité.

L’obligation de détention de l’agrément de la préfecture

Avant de s’immatriculer au RCS, une société de domiciliation doit d’abord disposer de l’agrément nécessaire pour l’exercice de son activité. C’est la préfecture du lieu, dont elle dépend qui se chargera de lui délivrer cette autorisation. Afin de montrer qu’elle est conforme à cette obligation, la société de domiciliation commerciale doit en plus mentionner dans ses contrats de domiciliation son numéro d’agrément.
A noter que cet agrément est renouvelable tous les 6 ans.

L’obligation d’honorabilité professionnelle des dirigeants et actionnaires de la société de domiciliation

Quel que soit le statut juridique de la société de domiciliation, ses dirigeants et les associés qui détiennent au minimum le quart de ses actions doivent se conformer aux dispositions suivantes :

• Ne pas faire l’objet d’une interdiction d’exercice ou de gestion d’une activité commerciale ;
• Ne pas être frappé d’une condamnation définitive pour crime, vol, escroquerie, faux, corruption, fraude fiscale, association de malfaiteurs, blanchiment, recel, trafic de stupéfiants, proxénétisme (3 mois sans sursis au minimum) ;
• Ne pas faire l’objet d’une faillite personnelle ou de retrait d’un agrément préfectoral au cours des 5 dernières années.

Les obligations vis-à-vis du domicilié

Dans ce cas, la société de domiciliation est dans l’obligation de :

• Présenter des locaux qui répondent aux besoins de chaque entreprise domiciliée
• Constituer un dossier qui regroupe les pièces suivantes :
  • Justificatif de domicile des personnes physiques ou du représentant légal de la société domiciliée
  • Justificatif de coordonnées téléphoniques des personnes physiques ou du représentant légal de la société domiciliée
  • Le cas échéant, un justificatif du lieu d’activité de l’entreprise domiciliée (uniquement si le domicilié n’exerce pas ses activités à son adresse de domiciliation) et un justificatif du lieu de conservation des documents comptables (si ces derniers ne sont pas conservés dans les locaux de la société de domiciliation)

L’obligation vis-à-vis du greffier du tribunal ou de la chambre des métiers et de l’artisanat

La société doit absolument informer le greffier du tribunal dans les cas suivants :

• Expiration du contrat de domiciliation
• Résiliation anticipée du contrat de domiciliation
• Cessation de la domiciliation

La société de domiciliation est également dans l’obligation d’avertir le greffier du tribunal de commerce lorsque l’entreprise domiciliée dans ses locaux n’a pas pris connaissance de son courrier depuis 3 mois.

L’obligation vis-à-vis du centre des impôts et des organismes de recouvrement de la sécurité sociale

La société de domiciliation a l’obligation de transmettre :

• Tous les trimestres, la liste des personnes physiques et morales domiciliées ayant mis fin à leur domiciliation
• Avant le 15 janvier, la liste des entreprises domiciliées au 1er janvier de l’année

L’obligation d’établir un contrat de domiciliation

A chaque nouvelle entreprise domiciliée, la société de domiciliation doit notifier par écrit les engagements de chaque partie. A cet effet, elle doit établir un contrat de domiciliation indiquant :

• Toutes les informations sur la société de domiciliation
• Toutes les informations concernant l’entreprise domiciliée
• Les obligations de chaque partie

Bon à savoir

Le contrat de domiciliation doit avoir une durée minimale de 3 mois, laquelle est renouvelable par tacite reconduction dans le cas d’une non-résiliation de contrat.