Domicilier le siège de son entreprise dans une société de domiciliation commerciale
Une entreprise dès sa création doit définir le lieu de son siège social lequel correspond à son adresse postale, administrative, juridique et fiscale.
À cet effet, une structure, peu importe son statut juridique, a la possibilité de recourir aux services d’une société de domiciliation commerciale pour l’établissement de son siège.
D’ailleurs, cette option apporte de nombreux avantages à savoir, une adresse prestigieuse, la préservation de la vie privée du dirigeant de l’entreprise.
Mais aussi des couts moindres, sans parler des autres services supplémentaires.
Vous faites partie des entreprises qui choisissent de domicilier votre siège dans une société de domiciliation ? L’on vous dit tout ce qu’il faut savoir à ce sujet.
Qu’appelle-t-on « domiciliation commerciale » ?
La domiciliation commerciale se définit comme étant un service qui implique de donner à une entreprise une adresse pour son siège social.
En pratique, la domiciliation commerciale n’est rien d’autre que le fait d’attribuer une boite aux lettres à une société dans un centre d’affaires.
À noter d’ailleurs que seules les sociétés de domiciliation commerciale sont autorisées à exercer cette activité qui est régie par le décret n° 85-1280 du 5 juillet 1985.
Bon à savoir
La domiciliation est obligatoire puisque c’est une étape nécessaire à l’immatriculation d’une entreprise.
Les bonnes raisons d’opter pour une domiciliation commerciale
Principalement adaptée aux entreprises exerçant une activité de service, Choisir une société de domiciliation commerciale présente de nombreux avantages pratiques.
Domiciliation commerciale : le privilège d’avoir une adresse prestigieuse
La domiciliation commerciale permet de domicilier sa société dans un quartier à forte notoriété. Dès lors, une adresse prestigieuse permet de gagner la confiance du public et d’être plus crédible aux yeux des partenaires. Mais, ce n’est pas tout ! L’entreprise bénéficie en outre d’une bonne image de marque.
Des formules adaptées aux besoins de chaque entreprise
Cette forme de domiciliation permet aussi une installation de la structure à un tarif réduit. En effet, les couts affichés par les sociétés de domiciliation sont largement inférieurs à une location de bureaux à long terme. En plus, les tarifs indiqués varient en fonction des demandes de l’entreprise.
Allègement des tâches administratives
Dans le but de permettre aux entreprises de se concentrer davantage dans leur cœur de métier, les sociétés de domiciliation leur proposent des services supplémentaires :
- Un service de gestion du courrier : le courrier reçu à l’adresse de domiciliation sera traité, numérisé ou réexpédié.
- Une mise à disposition de salles pour l’installation de bureaux, l’accueil de clients ou encore la tenue de réunions : les salles sont déjà toutes équipées.
- Un standard téléphonique ou mieux un secrétariat téléphonique.
- Un service de comptabilité et de facturation…
Préservation de la vie privée du dirigeant de l’entreprise
Un dernier point positif de la domiciliation commerciale : une parfaite protection de l’intimité du chef d’entreprise. Domicilier son entreprise à une adresse autre que celle de son adresse personnelle permet effectivement de protéger le dirigeant des éventuels litiges tout en lui procurant une certaine sécurité.
Le contrat de domiciliation commerciale
Le contrat de domiciliation matérialise l’accord passé entre une société de domiciliation et l’entreprise domiciliée. Pour être valide, ce document, à déposer au RCS, doit faire mention des informations suivantes :
- L’adresse de domiciliation de l’entreprise ;
- La durée du contrat qui est de trois mois minimum renouvelable par tacite reconduction ;
- Les prestations fournies : domiciliation avec/sans services en sus ;
- Le numéro d’agrément préfectoral et le numéro RCS du domiciliataire ;
- La mention « domiciliation commerciale » ou « autorisation de domicilier le siège social » ou encore « mise à disposition de locaux pour la réunion des organes de décision » ;
- Les signatures des parties
Les obligations de chaque partie au contrat de domiciliation commerciale
Chaque partie au contrat doit tenir leur engagement respectif pendant toute la durée du contrat. Sinon, cela entrainerait la nullité de ce dernier.
La société de domiciliation
Pendant la durée du contrat de domiciliation commerciale, le domiciliataire s’engage à :
- Conserver un dossier par entreprise domiciliée avec les documents suivants :
– Justificatif de domicile et contact du représentant légal de la société ;
– Pièce démontrant le lieu d’activité des entreprises domiciliées et le lieu de conservation des documents comptables si ces derniers ne sont pas conservés chez la société de domiciliation.
- Informer périodiquement le centre des impôts et des organismes de recouvrement de la sécurité sociale de :
– La liste des personnes qui sont domiciliées ou ayant mis fin à leur domiciliation dans ses locaux tous les trois mois ;
– La liste des personnes domiciliées au 1er janvier de chaque année (à faire avant le 15 janvier).
- Déclarer tout soupçon de blanchiment d’argent, de financement du terrorisme et de fraudes fiscales auprès des autorités compétentes ;
- Tenir le greffe du tribunal au courant de l’expiration d’un contrat de domiciliation par l’entreprise domiciliée.
La société domiciliée
De son côté, l’entreprise domiciliée doit se conformer aux conditions suivantes :
- Interdiction d’utiliser des locaux à des fins autres que comme siège social (cette interdiction est levée si le siège social de l’entreprise se situe à l’étranger) ;
- Tenir informée la société de domiciliation de tous les changements liés à son activité (forme juridique, déménagement…) ;
- Mandater la société de domiciliation pour la réception de toutes les notifications en son nom ;
- Déclarer le contrat de domiciliation au RCS.
Le cout à payer pour une domiciliation commerciale
Pour une domiciliation commerciale classique sans services complémentaires, la facture s’élève généralement aux alentours de 15 € mensuels.
Mais, cela peut vite grimper jusqu’à 250 € selon la formule choisie par l’entreprise.
Les prix affichés dépendent aussi de l’emplacement : plus le quartier est prestigieux, plus le cout est élevé.
Il n’y a pas que l’emplacement ; la renommée de la société de domiciliation entre également dans la prise en compte des tarifs applicables.
En outre, il ne faut pas sous-estimer le cout des services supplémentaires proposés.
Quid de la domiciliation commerciale en ligne ?
Pour éviter les va-et-vient auprès des services administratifs et surtout pour gagner du temps, il est tout à fait possible de recourir à la domiciliation commerciale en ligne.
Fini donc les déplacements fréquents pour visiter les locaux proposés par la société domiciliataire et pour effectuer la domiciliation !
En effet, un large catalogue est disponible en ligne.
Bien sûr, pour réaliser la domiciliation en ligne, il convient de numériser les documents indispensables avant de les transmettre au domiciliataire.