Domiciliation d’entreprise : Définition, règles et obligations, les solutions, comment choisir, les coûts…

Étape essentielle à la création d’une société, la domiciliation d’entreprise se révèle obligatoire pour que l’immatriculation soit validée par le greffe. Plusieurs alternatives s’offrent d’ailleurs aux entrepreneurs pour cette démarche. Dès lors, il importe de bien sélectionner l’option la plus adaptée à sa situation et ses attentes. Bien évidemment, un certain nombre de règles et d’obligations sont à respecter dans le cadre de la domiciliation d’une société. En effet, selon la solution de domiciliation choisie, des restrictions peuvent s’appliquer. De même, dans la plupart du temps, le fait de domicilier son entreprise peut avoir un cout. Ainsi, il convient de le prévoir dans le budget. Découvrez alors dans cet article tout ce qu’il faut savoir sur la domiciliation d’entreprise.

Domiciliation d’entreprise : définition

Que ce soit pour une microentreprise, une entreprise individuelle ou une société, la domiciliation est une étape cruciale pour permettre l’immatriculation de la structure au Registre des Métiers (RM) ou au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS).

Concrètement, elle consiste en l’attribution d’une adresse administrative qui permet à l’entreprise d’exister officiellement. Cette adresse peut en tout cas être différente de celle de ses locaux d’activité.

En plus de servir d’adresse administrative, la domiciliation d’entreprise désigne également la boite postale de la société. Définissant le siège social de la structure, elle permet également de l’identifier avec précision.

Bref, la domiciliation d’une société sert principalement de :

• Adresse administrative, fiscale et juridique que l’administration utilisera pour vous transmettre vos documents officiels
• Adresse postale que vos partenaires, fournisseurs, clients… emploieront pour vous communiquer tous les documents importants

À noter que l’extrait Kbis (extrait K pour les microentrepreneurs) indiquera l’adresse de domiciliation d’une entreprise.

Les solutions pour domicilier son entreprise

Suivant ses exigences et ses moyens, un entrepreneur a plusieurs options pour domicilier sa structure. Voici donc les principales possibilités pour sa domiciliation d’entreprise.

Domiciliation d’entreprise à l’adresse personnelle de l’entrepreneur

Effectivement, les porteurs de projet de création d’entreprise ont tout à fait la possibilité de domicilier leur structure dans leur local d’habitation. Cette solution de domiciliation convient parfaitement bien aux microentrepreneurs et aux entrepreneurs individuels. Et ce, qu’ils exercent une activité commerciale, artisanale ou libérale. Elle n’a d’ailleurs pas de durée limitée et peut devenir permanente.

Des restrictions existent néanmoins pour les sociétés. De fait, elles ne peuvent être domiciliées qu’à l’adresse personnelle de leur dirigeant (gérant, président, etc.) et en aucune manière à celle d’un de leurs associés. Quant à la durée de la domiciliation, elle ne peut excéder les 5 ans. Ce délai passé, la société doit changer de lieu de domiciliation et procéder à un transfert de siège social avec toutes les formalités que cela implique.

Domicilier son entreprise dans un local commercial ou un espace de coworking

Il est aussi possible de domicilier son entreprise dans un local commercial. Qu’il s’agisse d’une acquisition ou d’une location, ce local doit bien entendu être destiné spécifiquement à une activité commerciale ou à un usage professionnel. Dans la même optique, il faut qu’il soit adapté à l’activité professionnelle exercée et en conformité avec les règles sanitaires, de sécurité et d’urbanisme.

Mais, rien n’empêche également un porteur de projet à intégrer un espace de coworking lors de ses premiers pas dans le monde entrepreneurial. En choisissant d’y domicilier son entreprise, il partagera ainsi les locaux de cet espace avec d’autres entrepreneurs.

Domiciliation commerciale

La domiciliation commerciale s’impose comme le choix stratégique par excellence pour les entreprises, notamment pour les sociétés de services. En effet, elle permet de bénéficier d’une adresse prestigieuse, de gagner en visibilité et d’améliorer son image de marque. Qui plus est, elle donne accès à d’autres services intéressants comme une permanence téléphonique, un service courrier, un service juridique…

Dans le cadre de cette domiciliation d’entreprise, l’entrepreneur signe un contrat avec la société de domiciliation (ou le centre d’affaires). D’une durée minimale de 3 mois renouvelable par tacite reconduction à moins d’un préavis de résiliation, ce contrat de domiciliation s’avèrera indispensable pour l’immatriculation de la structure domiciliée. Ce document précise en plus la durée de la domiciliation et les engagements respectifs du domiciliataire et du domicilié

Bon à savoir

Il est vivement conseillé de passer par une société de domiciliation agréée par le préfet du département (préfet de police pour les entreprises domiciliées à Paris) et immatriculée au RCS.

Autres alternatives de domiciliation d’entreprise

Se domicilier dans une pépinière d’entreprise est tout aussi bien envisageable, surtout pour les jeunes entreprises. De fait, c’est une structure d’accueil qui peut accompagner le porteur de projet. Cela non seulement en matière de domiciliation, mais également pour les étapes de création de la structure et les démarches que celle-ci doit réaliser. Ainsi, outre l’adresse administrative, elle met aussi à la disposition des jeunes pousses des locaux et des équipements pour l’exercice de leur activité. Sans oublier les conseils des spécialistes qui garantissent la bonne marche de leur projet.

Par ailleurs, bien que ce soit une option peu connue du grand public, une domiciliation au siège social d’une autre entreprise est parfaitement bien possible. Il va sans dire que la signature d’une convention est de mise.

Les règles et obligations relatives à la domiciliation d’une société

La domiciliation d’entreprise n’est soumise à aucune restriction légale. Toutefois, en fonction du type de domiciliation choisi, certaines dispositions règlementaires et contractuelles doivent être respectées et éventuellement les obligations qui en découlent. Lesquelles ? Réponses tout de suite.

L’entrepreneur souhaite domicilier son entreprise à son domicile personnel

Si le domicile personnel de l’entrepreneur individuel ou du dirigeant de la société est choisi comme lieu de domiciliation de la structure, il faut s’assurer qu’il n’y a aucune restriction règlementaire ou contractuelle qui l’interdit. Il en est ainsi des règles d’urbanisme, des règlements de copropriété ou encore des clauses du bail d’habitation. Mais, ce n’est pas tout ! L’entrepreneur a également l’obligation d’informer son bailleur ou le syndic de copropriété de son choix d’héberger son entreprise à son domicile. Pour cela, il doit notifier son intention par écrit avant la demande d’immatriculation au greffe.

Pour certaines localités, par contre, cette option de domiciliation n’est envisageable que sous plusieurs conditions. D’une part, qu’il s’agisse d’une location ou d’une propriété propre au porteur de projet, le local d’habitation doit être sa résidence principale. En outre, seuls les occupants de la résidence ont la possibilité d’y domicilier le siège social de leur structure. De même, la réception de clients et de marchandises est interdite. Sont concernées par ces dispositions les localités suivantes :

• Les villes de plus de 200 000 habitants
• Les départements des Hauts-de-Seine, de la Seine-Saint-Denis et du Val-de-Marne

À noter que cette forme de domiciliation d’entreprise n’autorise en aucune façon l’exercice de l’activité professionnelle, la réception de marchandises et de clientèle au domicile de l’entrepreneur. Elle ne doit pas non plus entrainer nul changement d’affectation des locaux et encore moins une application du statut des baux commerciaux.

Le porteur de projet se décide pour une domiciliation dans un local commercial

Comme mentionné plus haut, si l’entrepreneur choisit un local à usage commercial pour la domiciliation de sa structure, il doit vérifier qu’il :

• Convient très bien à l’activité qu’il compte exercer
• Respecte les normes en termes de sécurité et d’hygiène
• Est conforme aux règles d’urbanisme en vigueur dans la zone géographique où il se trouve

Cependant, dans le cas où le local en question ne lui appartiendrait pas en propre, la conclusion du contrat de bail commercial implique le respect de plusieurs règles spécifiques. À savoir la durée de la domiciliation qui est au minimum de 9 ans. Une domiciliation plus courte est quand même possible : bail de courte durée de 3 ans au maximum ou location saisonnière de 6 mois maximum. De plus, il faut que ce soit le futur dirigeant de la société qui signe le contrat de bail. Ce dernier doit également être établi « au nom et pour le compte de la société en formation » (indiquez bien la dénomination sociale de la structure et son futur siège social). Cela permettra à l’entreprise de reprendre automatiquement le bail une fois l’immatriculation réalisée.

L’entreprise est hébergée dans une société de domiciliation ou un centre d’affaires

Dans le cadre d’une domiciliation commerciale, la conclusion d’un contrat de domiciliation entre le domiciliataire et le domicilié est une obligation. L’article 26-1 du décret n° 85-1280 du 5 décembre 1985 l’impose effectivement. Dès lors, ce document écrit doit impérativement laisser apparaitre certaines mentions cruciales. À l’instar de :

• Les noms ou dénominations sociales des parties
• L’adresse de domiciliation de l’entreprise domiciliée et ses obligations
• Le numéro d’agrément préfectoral de la société de domiciliation ainsi que son numéro RCS
• La définition exacte et le tarif des prestations fournies au domicilié
• Les modalités de rupture du contrat et les clauses résolutoires
• La durée du contrat
• La signature des deux parties
• La date de la signature du contrat

Le cas échéant, il convient aussi de spécifier ces mentions : « domiciliation commerciale », « autorisation de domicilier le siège social » ou « mise à disposition de locaux pour la réunion des organes de décision ».

Domiciliation d’une société : comment faire son choix ?

Véritable vecteur de communication, l’adresse du siège social de l’entreprise a sans aucun doute un impact majeur sur son image de marque. Elle doit d’ailleurs figurer sur de nombreux documents officiels et commerciaux comme les cartes de visite, devis, factures, etc. Raison pour laquelle le choix du lieu de domiciliation représente un paramètre primordial lors de la création de la structure. Néanmoins, cette décision doit avant toute chose prendre en considération les besoins et les attentes de l’entrepreneur. De même, elle doit tenir compte des moyens financiers dont dispose le porteur de projet. Ainsi, pour pouvoir déterminer la solution de domiciliation la mieux adaptée à sa structure en formation, un créateur d’entreprise doit bien peser le pour et le contre.

Solutions de domiciliation : avantages et inconvénients

Option la plus simple et la moins onéreuse, la domiciliation de sa société au sein même de son local d’habitation a de quoi séduire les microentrepreneurs, freelances, artisans et commerçants. Elle a pourtant l’inconvénient d’associer vie privée et vie professionnelle. En plus, elle est conditionnée par l’absence de restrictions règlementaires ou contractuelles et l’obligation d’aviser son bailleur avant l’immatriculation de la société.

Vecteur de synergie et d’échange, la domiciliation dans un espace de coworking ou une pépinière d’entreprise permet assurément à un entrepreneur d’agrandir son réseau professionnel et de rencontrer d’autres créateurs. C’est également une alternative plutôt économique. Cependant, elle n’est pas sans inconvénient : ne pas disposer d’un bureau ou d’une salle de réunion aux moments souhaités, endroit peu propice à une réunion de travail, un meeting ou l’accueil de clients…

Quant au local commercial, il permet de ne pas mêler sa vie privée et professionnelle. En plus d’assoir son image de marque, il promet également confort, tranquillité et liberté. Toutefois, ce type de domiciliation entraine des dépenses non négligeables, particulièrement pour le développement de son projet et l’achat de matériels.

Pour ce qui est de la domiciliation commerciale, c’est une solution moins couteuse qu’un local commercial. D’autant plus qu’elle peut permettre, selon le choix de la société de domiciliation, de bénéficier d’une adresse de prestige dans une zone appropriée à la nature de son activité. Pratique et flexible, elle permet en outre de profiter d’autres services supplémentaires personnalisés qui peuvent faciliter le plus possible la vie de l’entrepreneur.

Le cout d’une domiciliation d’entreprise

Le cout d’une domiciliation d’entreprise dépend bien sûr de la solution choisie.

Aussi, pour les espaces de coworking et pépinières d’entreprises, les tarifs mensuels se situent généralement entre 200 € et 400 € pour la location d’un bureau « nomade » contre 1 000 € (voire plus) pour un bureau privatif.

Pour les locaux commerciaux, l’investissement est bien plus important. Cela aussi bien dans le cadre d’une location qu’un achat.
Dans la région Île-de-France, par exemple, le loyer supérieur mensuel d’un local commercial revient en général à 1 500 €.

Les sociétés de domiciliation proposent le plus souvent pour leur part des « packs ».
Dès lors, outre le tarif de la domiciliation proprement dite, ils présentent également des prestations supplémentaires, dont le cout varie d’un service à l’autre.
Le tarif mensuel va alors de 15 € jusqu’à 300 € selon les services souscrits.